¿Están usted y su organización listos para ser más organizados, más productivos y mejor preparados para compartir información?

En tal caso ya esta preaparado para una base de datos sencilla

Imagínese una base de datos como si fuera un gran conjunto de cartas con varios bits de información en cada carta. Éstas almacenan todo tipo de información (texto, números, fechas, imágenes y enlaces Web). Están organizadas en listas (o "tablas" en términos de base de datos). Es posible almacenar listas de clientes, proyectos en los que esté trabajando y objetos o imágenes que desee organizar.

Las bases de datos garantizan que su información es precisa. Las listas desplegables llamativas, los campos que se completan automáticamente y otras características permiten que la entrada de datos sea rápida y constante.

Seguramente, conoce programas con funciones similares a las de las bases de datos, tales como libretas de direcciones, calendarios, programas de gestión fotográfica y muchos más. A pesar de ser muy útiles, estos programas ejecutan un número limitado de funciones y gestionan una cantidad limitada de información. Por el contrario, las bases de datos pueden almacenar toda la información que necesite y permiten visualizar sus datos como desee.

No necesita ser un experto en informática ni invertir mucho tiempo, cualquiera puede aprender a utilizar una base de datos rápidamente. Una excelente manera de empezar es ver el vídeo de introducción que viene con la mayoría de las bases de datos actuales.

Un buen segundo paso sería explorar las plantillas de la base de datos (FileMaker Pro las denomina "soluciones básicas" y Bento "bibliotecas"). Las plantillas cubren un amplio abanico de necesidades, desde la organización de listas de personas, hasta el seguimiento de proyectos, pasando por el almacenamiento de documentos e imágenes digitales. A continuación, añada o elimine información de estas plantillas para que funcionen como desee y almacenen la información que necesite.

También puede comenzar con la información que ya tiene en hojas de cálculo, documentos o carpetas digitales. Las bases de datos sirven para reunir información de este tipo de archivos e importarla. Intente arrastrar una hoja de cálculo a la versión de prueba gratuita de FileMaker Pro y observe qué ocurre (o exporte información de una hoja de cálculo y arrástrela a una biblioteca de Bento).

¡Eso es todo! Ya puede comenzar a utilizar bases de datos.